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外贸英语函电怎么写才能给客户留下好印象?

时间:2018.06.29信息来源:一线口语

从事外贸工作的朋友都知道,外贸英语是与客户交流和沟通的基础,并且外贸工作的日常就是打电话和发函电,其中函电比打电话会更有难度,毕竟很多年轻人都不经常写邮件,而且写函电需要用到恰当的外贸英语表达,这就非常考验业务员的英语写作功底。那么外贸英语函电有没有什么技巧呢?今天的外贸英语内容,小编就教教大家外贸英语怎么写才能给客户留下好印象。

一、避免使用过分正式的词汇

外贸英语函电一般避免使用过于正式或专业化的词汇,专业词汇太多,外贸英语函电会显得晦涩难懂,可能连客户都不懂是什么意思。所以写函电时尽量多用那些简单、常用的词汇,将自己想表达的意思表达清楚就好,让对方能完全了解你的意愿,也不容易产生误解。

例如:quote-报价、inquiry-询盘、offer-报盘、letter of credit-信用证、shipping marks-唛头、clean bill-光票、ocean bill of lading-海运提单等等。这些词都有相对应的英文,做外贸的客户一般都知道,直接用上这些简单的词汇就好。

二、注意函电表达的语气

英语人称通常有三种形式,第一人称指自己,第二人称是对象,第三人称指谈论的对象。外贸英语函电多使用第二人称。写函电的目的就是交易双方进行沟通,所以要恰当地表达自己的想法,在传达请求、或传递不好的消息时,要用较为缓和的方式来表达自己的意愿,尽量让对方少吃亏。第二人称能使收信人感到被敬重、被肯定,第一人称就容易招致对方的不快。

三、适当用上礼貌用语

在外贸函电写作中,不但要在语气、态度上礼貌、谦虚,行为上也要表现出自己的专业素养,比如及时回复邮件,表示对客户最起码的敬重和重视。这样容易给客户留下良好的印象,为双方的合作奠定基础。

例如:Will you please inform us of the date of shipment as soon as possible?

中午:请你方尽快通知大家装运的日期。

多使用please、will you、could you please...这类表达代替should、you must、you have to这类带有命令式语气的句子,显得更加客气友善一些,客户也会更加信任。

总而言之,外贸英语函电是一种不同于普通邮件的书面文体,它的实用性非常强,同时对外贸英语水平的要求也更高,大家要在业余的时候多多练习,就能找到感觉,知道外贸英语函电怎么写能给客户留下好印象。


   
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