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如何入手做外贸,全流程操作解决方案(含开发信,报价,PI,订单,出货文件等模板)

时间:2020.07.03信息来源:邦阅网

作位外贸业务新人,大家首先需要了解,在国际贸易进出口业务中,需要做什么。

国际贸易专业的外贸新人,对于基础理论常识,他们了解,但真正涉及到实际操作,就不一定能行,毕竟理论和实际还是有差距的。

非国际贸易专业的外贸新人,等到了解完所有基础理论,才去做外贸,估计耐心也用得差不多了。

所以,我这里,简单列出了外贸业务的一般操作流程,并附上相关文件模板,方便更好地理解。注意事项我特意用黑体标注。

1.市场调研:收集客户的信息。

需要搞明白以下几个问题:

谁是大家的现有客户?

潜在客户是谁?

大家潜在客户需要的是什么样的服务?

他们为什么要买?

市场调研,总的来讲包含三个部分:国家和地区的信息、海外市场信息和海外客户信息。

现在的业务员,很多时候把这步给省了。开发信群发,漫天飞,犹如大海捞针。管它是鱼是虾,先抓上来再说。

我看过很多文笔优美的英文开发信,也有以下这种简洁,一目了然,更容易勾起客户的兴趣 :主题、内容简短,配上相关图片。开发信带附件,容易被当成垃圾邮件拦截或者列入邮箱黑名单。

如何入手做外贸,全流程操作解决方案(含开发信,报价,PI,订单,出货文件等模板)

2。寻找客户:在市场调研做完后,大家需要判断出哪些市场是适合大家自己产品的,把这些市场定为目标市场。

在目标市场上,寻找大家的潜在客户及目标客户,并与他们建立业务关系。

这些客户怎么寻找?可以通过朋友先容,社交网络(FaceBook,推特和领英等),搜索App推广,媒体广告,展销会和其他网络平台等方式。

更主动的方式:平台引流+独立站+展会。线上线下相结合

在社交平台,定时更新自己的动态,巧妙添加产品,增加曝光量,主动添加适合自己资料的好友。邀请参加展会,或者引流到独立站,完成客户转化。

社交营销,请注意平台操作规则。操作过于频繁,将容易引起封号或者登陆限制。

3。建立业务关系:当大家找到目标客户后,尽力和他们建立业务关系。

第一种是业务代表提前预约,登门拜访。

第二种方式,通过互联网,与客户取得联系。常用邮件,电话,社交App等工具。

第二种方式,既便宜又高效,大家首推第二种。

4。报价:建立业务关系后,大家把产品推销给客户,客户会向大家要报价(Inquiry)。

而出口商需要报价给客户(offer)。这阶段总的分成4个部分:客户询价,出口商报价,双方议价接受,签订合同,列名条款。

以下为报价模板参考(备注下的条款,根据每个企业的情况而定)

5。签订合同:客户在确认订单前,通常需要工厂,根据他的订单数量,让出口商发送形式发票(Proforma Invoice),简称PI。

形式发票内容包含:产品规格,颜色,材料,价格,数量,包装方式,运输贸易方式,付款方式,发货时间等条款。

有的客户,有自己的合同格式。收到合同确认件后,大家需要对照条款,仔细检查,是否超出之前的谈判范围,或者遗漏。如果有的话,需要提醒客人做修改。

以下为PI模板。(备注下的条款,根据各企业的实际情况做改变)

6。合同履行:合同签订后,下一步是履行合同。

按照合同约定,客户支付定金或者开出信用证。出口商安排生产,按照客户要求保证品质、数量、包装,规格等没问题,按时交货。

这一步,需要业务员或者业务跟单员及时跟进进度,把客户对产品的要求,一点不漏的传达给生产和品质部门,确保信息无遗漏,以免出错。

组建微信群,是企业现在很快捷的信息传达方式。

以下为业务部下发订单生产表格,分发到生产及其他各部门知悉,跟进。

7。商品检验:根据有关法律,特殊商品必须进行出口发货前的检验。

或根据合同和信用证要求,产品需要出货前验货。验货没问题后,才可以安排发货。

具体检验标准,由哪家企业检验,客户在合同或者信用证里面都会有要求。

出口商,对照产品资料及相关测试要求,或者准备相关测试证书,保证检验通过。

商品检验没问题,通常验货企业会出具OK验货报告。报告格式,每个企业不一样,但一定不离下面这个意思。

“We hereby confirm that the goods shipped from ABC company is quality approved for export "(大家确认某企业这批货物的品质,符合出口要求)。

8。发货:安排什么样的物流方式,根据贸易方式来定。

如果是EXW(出厂价)/FOB(离岸价),由客户指定货代来安排国际物流。

如果CIF目的港价)、DDP(门到门),由出口商安排国际物流到国外指定仓库和地址。

根据产品特性,确定发货方式。通常大而重的货物,选择海运和陆运方式比较多。

轻而小的货物,选择空运方式。总之,找到 一种适合产品的更实惠的发货方式。

发货前需要先订仓,根据自己的生产完成时间,来确定船期,但此船期必须在客户要求的发货时间内。船期确定,大家会收到订仓确认(S/O).

对于FOB贸易方式,客户制定的出货时间,通常是船开的时间。

大家必须提前制定好规划,将生产完成时间,比规定时间,提前至少一个礼拜,以确保可以匹配到合适的船期。

以下为Maersk马士基船企业S/O上面的主要内容,供参考。

9。投保:国际物流是一个漫长的过程。为了确保不受损失,在物流这块,需要买保险。

EXW(出厂价)/FOB(离岸价)贸易方式的订单,保险由客户来安排。

而对于CIF(目的港价)、DDP(门到门)等贸易方式,保险由出口方来负责。该保险通常要求在船开前2天,就要安排。

10。货物装运:在产品品质没问题,船期确定后,安排装运。

一般在装运单S/O上的结关(closing)前2天安排装运,预留足够时间,完成出口手续商检清关

按照S/O上的时间,及时提交补料(SI )和重量资料(VGM),保证货柜顺利上船。

11.交单文件:单证对于客户进口方,非常重要。

单证通常包括发票(Invoice),装箱单(Packing list),提单(Bill of Lading),产地证(C/O)等。

根据合同和信用证要求,可能还有其他验货报告,船证,文件传达报告等。

按照合同条款,大家需要将文件准备齐全,才能收到货款或者信用证款额。

如果信用证(L/C,D/P)付款,单证提交给银行。其他付款方式下,正本单证文件需要在款额到账后,才能将文件快递给客户。

提单正本文件的转移,意味着货权的转移。这点需要特别注意。

以下为几种常用交单文件模板,给大家参考。

A.产地证(普惠制叫FORM A,一般产地证C/O,不同国家需要不同的产地证,网上一搜就知道,以下模板为一般产地证C/O,两种内容模板差不了多少)

B.Invoice(商业发票):

C,提单补料(每个船企业有固定的提单格式)

D.装箱单:

注意:同一套文件中,所有文件中包含的总重量,总立方数,总数量,总件数,收货人(除信用证对提单收货人有特别要求外),发票号码等都必须保持一致。

出现不一致,将导致不符,银行审单不通过,无法收款;或者导致目的地清关遇阻,客户受损。如发现问题,需要及时更正。

12。收款:客户或者银行确认单证没问题后,将会安排付款。付款方式通常有电汇T/T,付款交单(D/P),信用证(L/C)等方式。

非银行交单,确保款额到账后,才能安排单证,快递给客户。银行水单,有时候也可以是假的。这点需要注意。

13。售后服务:在客户收到货后,如果产品出现问题,或者因为出口商,没有按照合同保证品质,导致客户在目的地市场,出现投诉、索赔等情况,客户会找出口商来解决。

业务员对待售后问题,需要慎重处理。在这块处理的好坏,通常直接影响到客户后续的合作。

碰到问题,首先从业务员自己这方面来调查,是否有资料和信息沟通方面的错误。如果可以解决,不影响企业利益的情况下,尽快回复客户解决方案。

如果比较严重的售后问题,需要尽快反映给企业,调查了解情况,并尽快给出补偿方案,反映给客户,争取征得客户的同意和谅解。

14。退税:国家为了鼓励出口,增强商品在国际市场的竞争力,提供不同类型产品、不同费率的退税。出口退税率,从5%到17%不等。

企业必须是一般纳税人,才可以享有该权利。很多中小企业,企业没有专业的报关和财务人员,委托专业的退税代理服务机构,支付服务费来完成。

一些传统行业,或者技术含量不高的行业,利润可能主要来自退税。

以上流程中,业务员对于出口报关、退税这块,用不着很专业。

业务员的主要精力,应该放在业务开发和客户维护这块。后面这些流程,可以交给业务跟单员或者单证船务员来做。

很多企业,外贸业务员并没有配助理,除了报关和退税这块接触少点,其他流程,基本都需要自己处理。

外贸业务,很多是大额交易。前面的业务开发部分,很重要;后面的操作流程,同样重要。如果疏忽,同样会造成企业利益受损,客户流失,最后影响到业绩。

对内对外都要应付,优秀的外贸业务代表,即是一位业务谈判高手,又是一位内部协调高手,所承受的压力,可想而知。

一份耕耘,一份收获。

掌握了诀窍,摸清了门路,作好了规划,我相信,梦想是可以实现的。

   
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